Modalità Prenotazione Conto Termico

1. Prenotazione del Conto Termico 3.0: come funziona e chi può accedere

La prenotazione del Conto Termico 3.0 è una modalità alternativa all’accesso diretto che permette di richiedere l’incentivo quando i lavori sono ancora da avviare o sono in corso di realizzazione.
Nelle Regole Applicative è una procedura riservata alle Pubbliche Amministrazioni (come definite dal Decreto) e agli ETS: la richiesta si presenta tramite Portaltermico con una scheda-domanda dedicata, e consente al GSE di accantonare le risorse a copertura dell’intervento programmato.

Operativamente, la prenotazione non “cristallizza” in modo definitivo l’importo dell’incentivo: l’importo prenotato funziona come massimale e può essere rimodulato dal GSE in base all’istruttoria e alla documentazione trasmessa nelle varie fasi.

Se richiesto e nei casi previsti, l’erogazione può avvenire per step, tipicamente con:

• una rata di acconto collegata agli adempimenti e alla comunicazione di avvio lavori‍
• un’eventuale rata intermedia (quando ricorrono le condizioni previste)‍
• una rata di saldo a conclusione dell’intervento, tramite l’istanza di accesso diretto “post prenotazione” per la rendicontazione finale

In base alle Regole Applicative, la richiesta di prenotazione è ammessa solo al verificarsi di almeno una delle seguenti condizioni documentali (che costituiscono l’innesco formale della procedura):

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• diagnosi energetica + atto/provvedimento di impegno: presenza di una diagnosi energetica e di un provvedimento (o altro atto amministrativo) che impegni l’ente all’esecuzione di almeno un intervento indicato nella diagnosi e coerente con le previsioni del Decreto. Se la PA/ETS dichiara di voler ricorrere a un contratto di prestazione energetica, lo schema tipo del contratto deve essere allegato all’atto di impegno.

• EPC con ESCo soggetto responsabile: presenza di un contratto di prestazione energetica (EPC) stipulato dal soggetto ammesso con una ESCo che assuma il ruolo di soggetto responsabile, nel rispetto dei requisiti minimi richiamati dalle Regole Applicative

• EPC/contratto “integrato” con costi desumibili: presenza di un EPC oppure di un altro contratto di fornitura integrato per la riqualificazione energetica dei sistemi interessati, da cui sia possibile desumere con chiarezza le spese ammissibili previste per l’intervento; in questo caso la PA/ETS resta soggetto responsabile (per le sole PA, è richiamata anche la fattispecie del contratto di PPP nei limiti indicati)

• assegnazione lavori + verbale di consegna: presenza di un atto amministrativo che attesti l’avvenuta assegnazione dei lavori oggetto della scheda-domanda, corredato dal verbale di consegna dei lavori redatto dal direttore dei lavori secondo quanto previsto dalla normativa richiamata nelle Regole Applicative. In questa specifica ipotesi, la richiesta può essere presentata anche successivamente all’avvio dei lavori

In assenza di uno di questi presupposti, la prenotazione perde consistenza istruttoria: aumenta la probabilità di richieste di integrazione e sospensioni, e si alza il rischio di non riuscire a rispettare gli adempimenti e le tempistiche previste per mantenere valida la prenotazione (con conseguente perdita dell’accantonamento delle risorse e possibili criticità sull’erogazione delle rate). Per questo la prenotazione funziona davvero bene quando il perimetro dell’intervento è già definito, i ruoli (soggetto ammesso/soggetto responsabile) sono chiari e la base documentale è completa e coerente con la specifica “condizione di accesso” scelta.

2. Quali sono le procedure per la prenotazione e la gestione degli incentivi?

La procedura di prenotazione va letta come una sequenza “a fasi”, in cui ogni passaggio sblocca il successivo:

• invio della richiesta su Portaltermico (caricamento dati e documenti; stampa, firma e ricaricamento della scheda-domanda con documento di identità)

• valutazione del GSE e lettera di accettazione della prenotazione (presa in carico/accantonamento a preventivo, non ancora ammissione agli incentivi)

• comunicazione degli adempimenti relativi ad assegnazione e avvio lavori nei termini previsti (passaggio decisivo per non perdere il percorso)

• istruttoria del GSE sugli adempimenti di avvio lavori e, se positiva, lettera di ammissione agli incentivi (con avvio delle erogazioni se richieste)

• comunicazione della conclusione lavori (entro i termini previsti)

• rendicontazione finale e istanza di accesso diretto “post prenotazione” per il saldo entro 90 giorni dalla fine lavori

Quando si ha diritto ad un acconto?

Sul piano dei pagamenti, la prenotazione consente l’accesso a un acconto che si attiva in corrispondenza della fase di avvio lavori: l’acconto è richiedibile al momento della comunicazione degli adempimenti di avvio lavori e viene erogato a valle dell’istruttoria del GSE (che, nei tempi previsti, verifica la documentazione e rende disponibile il provvedimento di ammissione finalizzato al pagamento dell’acconto).

L’entità dell’acconto varia in funzione della durata dell’incentivo:

• per interventi con durata biennale, l’acconto è pari al 50% dell’incentivo prenotato

• per interventi con durata quinquennale, l’acconto è pari a 2/5 dell’incentivo prenotato

L’importo dell’acconto è calcolato con riferimento all’importo di aggiudicazione dei lavori desumibile dal contratto e/o dalla determina di assegnazione: se l’importo contrattualizzato supera il massimale indicato in prenotazione, l’acconto è determinato sul preventivo; se l’importo contrattualizzato è inferiore, l’acconto è determinato sull’importo contrattualizzato.

La quota residua viene erogata tramite rate successive fino al saldo finale, a seguito delle verifiche sulla documentazione di rendicontazione. Ove previsto, può essere richiesta anche una rata intermedia al raggiungimento del 50% delle spese ammissibili previste, trasmettendo la documentazione contabile (ad esempio SAL e/o registro di contabilità) che attesti il livello di avanzamento. Il saldo viene poi riconosciuto tramite l’istanza di accesso diretto “post prenotazione”, da presentare entro 90 giorni dalla fine lavori.

3. Chi sono i principali beneficiari della prenotazione del Conto Termico 3.0?

I principali beneficiari della prenotazione del Conto Termico 3.0 sono le Pubbliche Amministrazioni e gli Enti del Terzo Settore, perché (secondo le Regole Applicative) la prenotazione è una modalità pensata per soggetti che realizzano interventi con un’impostazione programmata e formalizzata, basata su atti e documenti “abilitanti” prima (o durante) l’esecuzione dei lavori.

In pratica, la prenotazione è particolarmente adatta a PA ed ETS quando l’intervento viene gestito con logiche tipiche dei progetti pubblici o para-pubblici: atti amministrativi, procedure di affidamento, responsabilità definite (soggetto responsabile), documentazione contrattuale e avanzamento per fasi.

La prenotazione risulta particolarmente indicata quando l’intervento:

• nasce da una diagnosi energetica e da un atto/provvedimento che impegna formalmente l’ente alla realizzazione di almeno un intervento coerente con le risultanze della diagnosi
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• è strutturato tramite un contratto di prestazione energetica (EPC), soprattutto quando la ESCo assume il ruolo di soggetto responsabile, oppure quando l’EPC/contratto consente di individuare in modo chiaro interventi e spese ammissibili
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• rientra in un iter di affidamento con provvedimenti formali (aggiudicazione) e con verbale di consegna dei lavori, cioè quando l’avvio e l’esecuzione risultano già “tracciati” in documenti ufficiali e quindi gestibili correttamente anche in istruttoria

Questi elementi non sono solo “buone pratiche”: sono le condizioni documentali che rendono la prenotazione solida e riducono il rischio di sospensioni o richieste di integrazione, perché permettono al GSE di verificare fin dall’inizio coerenza dell’intervento, ruoli, perimetro delle spese e stato di avanzamento in modo ordinato e verificabile.

‍‍4. Quando conviene utilizzare la prenotazione del Conto Termico 3.0 (e quando no)

La prenotazione del Conto Termico 3.0 è particolarmente indicata quando l’intervento non è avviabile subito e richiede una fase preliminare “formale” (progettazione, approvazione, affidamento), tipica dei percorsi pubblici o para-pubblici.
In questo scenario la prenotazione funziona bene perché si appoggia a presupposti documentali che rendono il percorso programmabile e verificabile in istruttoria, ad esempio:

• interventi che derivano da una diagnosi energetica già disponibile e accompagnata da un atto/provvedimento che impegna l’ente alla realizzazione di interventi coerenti con la diagnosi

• interventi strutturati tramite un contratto di prestazione energetica (EPC) o un contratto “integrato” di riqualificazione, in cui ruoli, interventi e spese risultano chiari e desumibili

• interventi inseriti in un iter di affidamento con provvedimento di aggiudicazione e verbale di consegna lavori, quindi con tempistiche e responsabilità già tracciate

In generale, conviene scegliere la prenotazione quando i tempi di realizzazione sono articolati e la gestione per fasi (avvio lavori, eventuale avanzamento, conclusione e rendicontazione) è parte naturale del progetto: in questo modo è più semplice rispettare i passaggi procedurali e collegare correttamente le erogazioni (acconto ed eventuali rate successive) alla documentazione prodotta.

Al contrario, la prenotazione può risultare meno efficiente quando l’intervento è di rapida esecuzione, già definito sotto il profilo tecnico e contrattuale e avviabile in tempi brevi. In questi casi l’accesso diretto tende a essere più lineare perché evita passaggi aggiuntivi (prenotazione, adempimenti di avvio lavori e relativa istruttoria) e concentra l’iter sulla conclusione dell’intervento e sulla presentazione della richiesta nei termini previsti.

Inoltre, la prenotazione “non conviene” (o diventa rischiosa) quando non c’è un innesco documentale solido oppure quando non si è in grado di governare le tempistiche richieste dalla procedura (in particolare per la comunicazione di avvio e per la chiusura dell’intervento): in queste situazioni aumentano sospensioni, richieste di integrazione e il rischio di perdita del percorso di incentivazione.

5. La prenotazione non garantisce automaticamente l’erogazione dell’incentivo

È importante chiarire che la prenotazione del Conto Termico 3.0 non costituisce un diritto automatico all’erogazione dell’incentivo. La prenotazione è una modalità procedurale che consente di programmare l’intervento e “bloccare” un massimale a preventivo, ma l’effettiva ammissione agli incentivi e la quantificazione degli importi avvengono solo a valle dell’istruttoria del GSE, che integra la scheda-domanda con gli importi effettivi riconoscibili.

In concreto, la sequenza prevista distingue chiaramente tra lettera di accettazione della prenotazione e lettera di ammissione agli incentivi: l’ammissione (e quindi l’avvio delle erogazioni, come l’acconto) arriva solo dopo la corretta trasmissione degli adempimenti relativi all’assegnazione e all’avvio lavori e dopo l’esito positivo dell’istruttoria. Il percorso resta inoltre condizionato al rispetto delle tempistiche: il mancato rispetto degli obblighi/termini può comportare l’esclusione dagli incentivi e il venir meno dell’impegno del GSE di accantonare le risorse. La conferma ed erogazione del saldo, infine, richiede la richiesta di accesso diretto “post prenotazione” entro 90 giorni dalla fine lavori.

6. Il ruolo del portale Portaltermico nella gestione della prenotazione

Tutte le fasi della prenotazione del Conto Termico 3.0 sono gestite in via ordinaria tramite Portaltermico, che è il canale informatico del GSE dedicato alla trasmissione delle istanze e alla gestione delle comunicazioni procedurali del Soggetto Responsabile.

In particolare, attraverso Portaltermico vengono svolte le attività che “fanno avanzare” la pratica:

• invio della richiesta di prenotazione: caricamento dei dati tecnici/anagrafici e della documentazione di supporto; generazione della richiesta, stampa e sottoscrizione della scheda-domanda (inclusa la scheda-contratto) e ricaricamento sul portale con documento di identità per perfezionare l’invio

• gestione della prenotazione: comunicazione degli adempimenti relativi all’assegnazione e all’avvio lavori, necessari per l’istruttoria e per l’ammissione agli incentivi

• chiusura dell’intervento: comunicazione della data di fine lavori

• rendicontazione e pagamento finale: richiesta di accesso diretto per l’erogazione del saldo (post prenotazione) entro i termini previsti

Portaltermico svolge anche una funzione “di controllo” sull’istanza: sulla base dei dati inseriti effettua un calcolo automatico degli incentivi potenzialmente riconoscibili, ferma restando la possibilità di rimodulazione a seguito delle verifiche istruttorie del GSE.

Infine, è importante formulare correttamente il concetto di “unico canale”: per la presentazione e la gestione delle istanze/informazioni rilevanti ai fini dell’incentivo, Portaltermico è lo strumento obbligatorio (le richieste trasmesse con strumenti diversi sono inammissibili). Per alcune comunicazioni residuali, solo quando la relativa funzionalità non è disponibile sul portale, il documento prevede canali alternativi.